Job description

JOB PURPOSE: 

The Board Secretary & PMO Associate/Senior Associate will ensure effective corporate governance by supporting the Board of Directors and Committees in compliance with OIA governance requirements and best practices, while also assisting in the coordination and monitoring of strategic initiatives and key projects. The role combines corporate secretarial responsibilities with structured project tracking, enabling timely decision-making and alignment with OFC’s agenda.

KEY ACCOUNTABILITIES: 

Governance & Board Support

• Act as Secretary to the Board and Sub board Committees in coordination with the Legal Department.

• Ensure compliance with OIA corporate governance standards, statutory obligations, and regulatory requirements.

• Prepare and distribute Board agendas, packs, resolutions, and notices.

• Record, finalize, and archive accurate minutes of Board and Sub Committee meetings.

• Track follow-up actions and ensure timely implementation of Board resolutions.

• Maintain statutory registers, records, and filings.

Compliance & Best Practices

• Support the adoption of OIA-aligned governance frameworks, processes, and policies.

• Monitor compliance and escalate areas requiring corrective action.

• Work with Legal to ensure frameworks remain current with evolving regulations.

PMO Focal Point – Project Governance & Coordination

• Act as a focal point for consolidating updates on key corporate projects and initiatives.

• Prepare project dashboards and progress reports for the CEO Office and Committees.

• Monitor timelines, deliverables, and risks, escalating where corrective action is needed.

• Ensure governance alignment in project execution and change initiatives.

Communication & Stakeholder Coordination

• Act as a point of contact between the Board, Legal, and internal functions.

• Ensure transparent and timely communication of governance decisions and project progress.

Other Duties

• Undertake any additional responsibilities or strategic assignments as directed by management. 

هدف من الوظيفة :

سيعمل سكرتير مجلس الإدارة وأخصائي مكتب إدارة المشاريع على ضمان تطبيق ممارسات الحوكمة المؤسسية بشكل فعال من خلال دعم مجلس الإدارة واللجان التابعة له، بما يتماشى مع متطلبات جهاز الاستثمار العماني وأفضل الممارسات، إضافةً إلى المساهمة في تنسيق ومتابعة المبادرات الاستراتيجية والمشاريع الرئيسية

يجمع هذا الدور بين المسؤوليات السكرتارية لمجلس الإدارة وبين متابعة المشاريع بشكل منظم، بما يتيح اتخاذ القرارات في الوقت المناسب وضمان اتساقها مع أجندة الشركة

المسؤوليات الرئيسية 

الحوكمة ودعم المجلس

القيام بدور سكرتير مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه بالتنسيق مع الإدارة القانونية.

ضمان الامتثال لمعايير الحوكمة المؤسسية لجهاز الاستثمار العماني والمتطلبات القانونية والتنظيمية.

إعداد وتوزيع جداول أعمال المجلس، الملفات، القرارات والإشعارات.

توثيق، اعتماد، وأرشفة محاضر اجتماعات المجلس واللجان بدقة.

متابعة تنفيذ القرارات والتأكد من تنفيذها في الوقت المحدد.

الاحتفاظ بالسجلات والملفات القانونية والإجرائية.

الامتثال وأفضل الممارسات

دعم تبني أطر الحوكمة والسياسات المتوافقة مع جهاز الاستثمار العماني

مراقبة الامتثال والتصعيد عند وجود حاجة لاتخاذ إجراءات تصحيحية.

التعاون مع الإدارة القانونية لضمان تحديث الأطر بما يتماشى مع القوانين المستجدة

مكتب إدارة المشاريع – الحوكمة والتنسيق

العمل كنقطة اتصال لتجميع المستجدات حول المبادرات والمشاريع الرئيسية.

إعداد لوحات متابعة المشاريع والتقارير الدورية لمكتب الرئيس التنفيذي واللجان.

متابعة الجداول الزمنية والمخرجات والمخاطر، والتصعيد عند الحاجة لاتخاذ إجراءات تصحيحية.

ضمان اتساق الحوكمة في تنفيذ المشاريع ومبادرات التغيير.

التواصل وتنسيق مع أصحاب المصلحة

العمل كنقطة اتصال بين المجلس، الإدارة القانونية، والإدارات الداخلية.

ضمان التواصل الشفاف والمنتظم بشأن قرارات الحوكمة وتقدم المشاريع.

مهام أخرى

القيام بأي مسؤوليات إضافية أو تكليفات استراتيجية حسب توجيه الإدارة

QUALIFICATIONS, EXPERIENCE & SKILLS: 

Qualifications:

• Bachelor’s degree in Business Administration, Finance and Accounting or related field.

• Professional certification in Company Secretarial practice or Project Management (e.g., PMP, PRINCE2) is preferred.

Experience:

• 5 years of relevant experience, with at least 2 years as a Committee Secretary, governance officer, or in project/program coordination.

• Experience in corporate governance or investment/holding environments is an advantage.

Technical Competencies

• Committee & Governance Administration

• Compliance & Regulatory Knowledge

• Project Coordination & Reporting

• Documentation & Records Management

• Stakeholder Engagement

• Policies & Procedures

Behavioural Competencies 

• Teamwork

• Stakeholder Management 

• Communication 

• Analytical Thinking

• Operational Excellence