Job description

• Develop and maintain an annual calendar of Board and Committee meetings, coordinating with Directors to ensure availability.
• Notify Directors in advance of scheduled meetings and circulate meeting invitations.
• Ensure meeting agendas and Board papers are prepared and circulated to Directors prior to meetings.
• Attend Board and Committee meetings and ensure accurate recording of minutes, resolutions, and key decisions.
• Capture and Distribute minutes of meetings of the Board and Committees to the Directors in compliance with OIA Coad of Governance.
• Maintain a complete set of Board papers in an organised and secure manner.
• Where appointed as secretary to the General Meeting, prepare for and attend the meeting, liaise with competent authorities, and file minutes as required.
• Assist the Board in following up on the Company's compliance with the OIA Code of Governance, OIA Policies and Guidelines, and applicable laws and regulations.
• Ensure all requirements of shareholders and regulatory bodies are met, including statutory filings and disclosures.
• Ensure Board members comply with procedures approved by the Board.
• Monitor regulatory developments and advise the Board on changes impacting governance requirements.
• Maintain and update the register of conflicts of interest of the Board of Directors.
• Maintain a register of Company policies, if not assigned to another function.
• Retain all reports submitted to the Board.
• Support the development, review, and continuous improvement of Board charters, governance policies, and procedures.
• Serve as the primary point of contact between the Board and the CEO.
• Regularly review the progress of important initiatives and significant issues facing the Company with the CEO and Key Management.
• Monitor and follow up on Board resolutions, directives, and action items to ensure timely implementation by management.
• Prepare periodic status reports for the Board on initiative execution, highlighting progress, delays, and matters requiring escalation.
• Maintain a centralised tracker of Board commitments and management undertakings.
• Ensure the Board undertakes continuous development to enhance governance practices.
• Coordinate onboarding and induction programmes for new Board members.
• Facilitate Board and Committee performance evaluations and support continuous improvement initiatives.
• Ensure a succession process is in place for the Board in coordination with shareholders.
• Approve all administrative matters related to the CEO.
• Provide administrative and governance support to the Chairman and Board members as required.
• Ensure strict confidentiality and integrity in handling sensitive Board information.
• Carry out any other activities as and when required by the reporting manager.

Qualifications

• Bachelor's degree in Law, Business Administration, Accounting, or related field. Professional qualification in governance or company secretarial practice is advantageous.

Experience

• Minimum 8 years of relevant experience.
• At least 2 years working with senior management or Board level.

Competencies

• Strong understanding of Omani Commercial Companies Law, corporate governance frameworks, and regulatory compliance requirements.
• Familiarity with OIA governance requirements preferred.
• Strong understanding of governance frameworks, board practices, and compliance requirements
• High level of accuracy in documentation and reporting
• Ability to monitor and report on multiple initiatives with attention to deadlines and accountability
• Strong communication skills to support coordination between Board and management
• Ability to handle confidential information with integrity and professionalism
• Good organizational and coordination skills
• Ability to improve efficiency of Board processes
• Ability to work independently and manage multiple tasks effectively
• Ability to work effectively with Directors, shareholders, regulators, and senior management

المهام والمسؤوليات:

• إعداد وتحديث التقويم السنوي لاجتماعات مجلس الإدارة ولجانه، والتنسيق مع الأعضاء لضمان توافرهم.
• إخطار أعضاء مجلس الإدارة مسبقًا بمواعيد الاجتماعات وإرسال الدعوات الخاصة بها.
• التأكد من إعداد جداول أعمال الاجتماعات ووثائق مجلس الإدارة وتعميمها على الأعضاء قبل انعقاد الاجتماعات.
• حضور اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، وضمان التوثيق الدقيق لمحاضر الاجتماعات والقرارات والتوصيات الرئيسية.
• إعداد وتوزيع محاضر اجتماعات مجلس الإدارة واللجان على الأعضاء بما يتوافق مع مدونة حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA).
• حفظ جميع وثائق مجلس الإدارة بشكل منظم وآمن.
• في حال تعيينه/ها أمينًا لاجتماعات الجمعية العامة، يتم الإعداد للاجتماعات وحضورها والتنسيق مع الجهات المختصة وتوثيق المحاضر حسب الأصول.
• دعم مجلس الإدارة في متابعة التزام الشركة بمدونة حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA) والسياسات والإرشادات ذات الصلة، بالإضافة إلى القوانين واللوائح المعمول بها.
• ضمان استيفاء جميع متطلبات المساهمين والجهات التنظيمية، بما في ذلك الإفصاحات والتقارير النظامية.
• التأكد من التزام أعضاء مجلس الإدارة بالإجراءات المعتمدة من قبل المجلس.
• متابعة التطورات التنظيمية وإطلاع مجلس الإدارة على أي تغييرات تؤثر على متطلبات الحوكمة.
• إعداد وتحديث سجل تعارض المصالح الخاص بأعضاء مجلس الإدارة.
• إعداد وتحديث سجل سياسات الشركة في حال عدم إسناده إلى جهة أخرى.
• الاحتفاظ بجميع التقارير المقدمة إلى مجلس الإدارة.
• دعم تطوير ومراجعة وتحسين مواثيق المجلس وسياسات وإجراءات الحوكمة بشكل مستمر.
• العمل كنقطة اتصال رئيسية بين مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي.
• مراجعة تقدم المبادرات الرئيسية والقضايا الجوهرية التي تواجه الشركة بشكل دوري مع الرئيس التنفيذي والإدارة التنفيذية.
• متابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة وتوجيهاته وخطط العمل لضمان تنفيذها في الوقت المحدد من قبل الإدارة.
• إعداد تقارير دورية لمجلس الإدارة حول حالة تنفيذ المبادرات، مع إبراز التقدم والتأخيرات والمسائل التي تتطلب تصعيدًا.
• الحفاظ على سجل مركزي لمتابعة التزامات مجلس الإدارة وتعهدات الإدارة التنفيذية.
• ضمان تطوير مجلس الإدارة بشكل مستمر لتعزيز ممارسات الحوكمة.
• تنسيق برامج التعريف والتأهيل للأعضاء الجدد في مجلس الإدارة.
• تسهيل تقييم أداء مجلس الإدارة واللجان ودعم مبادرات التحسين المستمر.
• ضمان وجود آلية واضحة لتخطيط تعاقب أعضاء مجلس الإدارة بالتنسيق مع المساهمين.
• اعتماد جميع الأمور الإدارية المتعلقة بالرئيس التنفيذي.
• تقديم الدعم الإداري والحوكمي لرئيس مجلس الإدارة وأعضاء المجلس حسب الحاجة.
• ضمان أعلى مستويات السرية والنزاهة في التعامل مع معلومات مجلس الإدارة الحساسة.
• تنفيذ أي مهام أخرى تُكلف بها من قبل المدير المباشر.

المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في القانون أو إدارة الأعمال أو المحاسبة أو أي تخصص ذي صلة.
• تُعد الشهادات المهنية في الحوكمة أو أمانة سر الشركات ميزة إضافية.

الخبرة:

• خبرة لا تقل عن 8 سنوات في مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن سنتين في العمل مع الإدارة العليا أو على مستوى مجلس الإدارة.

الكفاءات:

• فهم قوي لقانون الشركات التجارية العُماني، وأطر الحوكمة المؤسسية، ومتطلبات الامتثال التنظيمي.
• يفضل الإلمام بمتطلبات حوكمة جهاز الاستثمار العُماني (OIA).
• معرفة متقدمة بممارسات الحوكمة وأعمال مجالس الإدارة ومتطلبات الامتثال.
• دقة عالية في إعداد الوثائق والتقارير.
• القدرة على متابعة وإعداد تقارير حول عدة مبادرات مع الالتزام بالمواعيد والمسؤوليات.
• مهارات تواصل قوية لدعم التنسيق بين مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية.
• القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بمهنية ونزاهة عالية.
• مهارات تنظيمية وتنسيقية متميزة.
• القدرة على تحسين كفاءة إجراءات وأعمال مجلس الإدارة.
• القدرة على العمل باستقلالية وإدارة مهام متعددة بفعالية.
• القدرة على التعامل بكفاءة مع أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين والجهات التنظيمية والإدارة العليا.